Cosa è e come funziona

La fattura elettronica è ai fini fiscali una normale fattura che però non può essere più emessa a mano, con i comuni blocchetti prestampati o con scritta al computer o fatta con i normali programmi di contabilità che hanno molte aziende.

Una fattura fatta al computer e inviata per mail non è una fattura elettronica.

La fattura elettronica deve essere fatta con un apposito sistema informatico in uno specifico formato, o estensione, che si chiama .xml e poi inviata a un centro di elaborazione della Agenzia delle entrate che si chiama Sistema di interscambio (Sdi) che la notificherà al cliente.

In pratica la fattura non viene inviata direttamente al cliente, ma inviata all'Sdi che la esaminerà e la recapiterà al cliente. Così quando noi riceveremo un fattura non ci arriverà più per posta o per e-mail, ma ci sarà notificata dall'Sdi; dopo vedremo come.

Le fatture elettroniche dovranno essere conservate, in forma elettronica, per dieci anni.
 

Chi la deve fare

Tutte le aziende agricole, società, cooperative e ditte individuali con un regime fiscale ordinario. L'obbligo di fatturazione elettronica riguarda sia la emissione che il ricevimento.
Queste aziende sono obbligate a emettere esclusivamente fatture elettroniche e ricevere fatture elettroniche da altre aziende che fanno fattura elettronica.

Chi non è obbligato a farla

Le ditte individuali in regime di esonero, con fatturato inferiore a 7mila euro l'anno, individuate dall'articolo 6 comma 6 Dpr 633/72. Queste ditte potranno continuare ad usare il cartaceo per emettere fatture.

Per riceverle da una azienda che fa fattura elettronica potranno richiedere una copia cartacea, chiamata 'fattura di cortesia'. In questi casi è bene chiedere espressamente di avere la fattura di cortesia.

In alternativa potranno ricevere la fattura elettronica in formato elettronico ma scatterà l'obbligo di conservazione informatica per dieci anni (cosa che richiede di avere dei sistemi di conservazione come chi fa fattura elettronica con i relativi costi).
 

Come fare

Per poter emettere le fatture elettroniche si devono usare i sistemi informatici adatti per interagire con l'Sdi e poter garantire la conservazione per dieci anni delle fatture, per farlo si può:

• usare il servizio gratuito messo a disposizione nell'area riservata della Agenzia delle entrate (anche se al momento garantisce la conservazione dei documenti solo per due anni),
• comprare un programma di fatturazione e il servizio di conservazione da una azienda informatica,
• rivolgersi a un professionista, che può anche dare l'accesso al suo programma e offrire il servizio di fatturazione,
• rivolgersi ad una associazione di categoria, che in molti casi offre servizi di questo genere alle aziende.

Quando e a chi deve essere fatta la fattura elettronica

La fattura elettronica deve essere emessa ogni volta che si deve emettere una fattura o quando venga richiesto dal cliente o dal fornitore al posto di uno scontrino o di una ricevuta fiscale.

La fattura elettronica deve essere fatta verso tutti i residenti in Italia, sia soggetti con una partita Iva sia soggetti senza partita Iva, comprese aziende, associazioni, enti pubblici.

Nel caso di clienti con partita Iva si deve richiedere il codice di destinazione, un codice alfanumerico che identifica la partita Iva presso l'Sdi della Agenzia delle entrate. In alternativa si può chiedere la posta elettronica certificata (Pec), ma è sconsigliato perché dopo poche fatture la memoria della Pec si riempie e si hanno problemi sia di ricezione che di conservazione.

Nel caso di clienti senza partita Iva, o in regime di esonero, si farà una fattura usando un codice di destinazione composto da sette zeri (0000000) e si consegnerà (a mano o via posta) la fattura cartacea di cortesia stampata dal sistema.

Nel caso di clienti non residenti in Italia si farà fattura elettronica con codice di destinazione composto da sette 'x' (XXXXXXX) e si procederà poi alla consegna della fattura cartacea di cortesia.

Quindi nel caso una azienda compri materiale all'estero dovrà usare questo codice. Lo stesso dovrà fare se un cliente non residente in Italia, ad esempio un turista straniero che viene a comprare del vino e vuole la fattura.
 

C'è differenza tra la fattura elettronica ai privati e alla Pubblica amministrazione?

No, non c’è una sostanziale differenza.

Nel caso una azienda debba fare una fattura elettronica a un ente pubblico, la tipologia di fattura elettronica, il sistema operativo e la procedura sono identiche a quando si fa una fattura ad un privato.

L'unica differenza è che solitamente nelle fatture alla Pubblica amministrazione si deve mettere il Cig, il codice che identifica la gara di assegnazione dell'incarico per poter fornire i beni o i servizi.

Il cliente può rifiutare la fattura?

Il cliente privato non può mai rifiutare la fattura. Le fatture verso i privati possono essere rifiutate solo dal Sdi, ma solo in casi di codici identificativi errati, o di partite Iva estinte o di errori formali. In ogni caso i sistemi informatici di fatturazione tendono a segnalare gli errori formali.

Le fatture verso la Pubblica amministrazione possono essere rifiutate direttamente anche dall'ente pubblico cliente quando ci sia qualche non conformità.
 

Come fare per ricevere una fattura elettronica e conservarla

Per ricevere una fattura elettronica nel caso si sia comprato un prodotto o si sia pagato un servizio, si deve comunicare al fornitore il nostro codice di destinazione.
Poi riceveremo la fattura tramite l'Sdi.

Si sconsiglia di fornire al posto del codice di destinazione la Pec, perché dopo poche fatture la casella di posta certificata si intaserebbe, provocando problemi di ricezione (se la casella è piena non si possono ricevere fatture) e di conservazione (perché se la casella è piena si dovranno cancellare dei documenti).

Per conservare la fattura elettronica, il programma di fatturazione che abbiamo scelto poi provvederà in automatico alla conservazione per dieci anni.
 

Cosa si deve fare per le vendite al dettaglio che non prevedono fattura

Per le vendite al dettaglio che prevedono lo scontrino fiscale o la compilazione del registro dei corrispettivi o la ricevuta fiscale, per ora non cambia nulla. Si dovrà fare come sempre.
Per ora…